Varför kravlistor ofta saboterar upphandlingar.


Kravlistor är tänkta att skapa struktur, jämförbarhet och kontroll.
I praktiken gör de ofta motsatsen.

Efter att ha sett många upphandlingar inom ERP och affärsnära SaaS finns ett tydligt mönster: ju längre kravlista – desto större risk för fel beslut.

Inte för att krav är oviktiga. Utan för att sättet vi använder kravlistor på är fel.

 

Kravlistan ger en falsk trygghet

En kravlista på 200–500 rader signalerar kontroll:

  • ”Vi har tänkt på allt”

  • ”Alla leverantörer bedöms lika”

  • ”Beslutet är objektivt”

Men det är en illusion.

I verkligheten:

  • kan alla större och seriösa leverantörer svara ”ja”

  • tolka kraven olika

Resultatet blir ett beslut som ser bra ut på pappret, men som inte håller i verkligheten.

 

Kravlistor beskriver nuläge – inte framtida affär

De flesta kravlistor speglar:

  • hur verksamheten jobbar idag

  • nuvarande processer

  • befintliga problem

Men upphandlingens syfte är sällan att:

”göra exakt samma sak – fast i nytt system”

Affären förändras.
Organisationen förändras.
Marknaden förändras.

När kraven är för hårt kopplade till nuläget låser man:

  • arbetssätt

  • struktur

  • möjligheten till faktisk förbättring

Man väljer ett system som passar igår – inte imorgon.

 

Leverantörerna lär sig spela spelet

Erfarna leverantörer vet exakt hur kravlistor fungerar.

De:

  • svarar ”standardstöd”

  • lägger till ”konfigurerbart”

  • skjuter komplexiteten till implementation

Allt för att vinna upphandlingen.

Det betyder inte att de ljuger.
Men det betyder att kravlistan inte avslöjar de verkliga skillnaderna.

De avgörande frågorna –
om ansvar, anpassningar och förändringsledning –
hamnar ofta utanför Excelarket.

 

Det viktigaste ryms inte i en kravlista

De mest affärskritiska faktorerna är svåra att fånga i ja/nej-krav:

  • Hur mogen är leverantörens metodik?

  • Hur hanteras förändringar i projektet?

  • Hur mycket ansvar tar leverantören i praktiken?

  • Hur mycket måste verksamheten anpassa sig?

Det är ofta här projektet blir dyrare.

Inte på om systemet klarar ”export till Excel”.

 

Kravlistan flyttar fokus från beslut till administration

När upphandlingen kretsar kring kravlistan:

  • diskuterar man ”uppfyllda krav”

  • inte konsekvenser

  • inte risker

  • inte alternativ

Projektgruppen blir administratörer.
Ledningen får ett beslutsunderlag som är tekniskt korrekt – men strategiskt svagt.

 

Vad ska man göra istället?

Kravlistor ska inte tas bort – men byta roll.

Använd dem som:

  • stöd, inte styrmedel

  • dialogverktyg, inte facit

Och komplettera med:

  • tydliga affärsmål

  • scenarier och verkliga användarfall

  • öppna diskussioner om risk, ansvar och kompromisser

Det är där de verkliga skillnaderna mellan lösningarna uppstår.

 

Slutsats

Kravlistor saboterar inte upphandlingar för att de är fel.
De saboterar upphandlingar när de används som huvudbeslutsunderlag.

Ett bra systemval kräver:

  • mod att ifrågasätta

  • förståelse för affärens riktning

  • och någon som vågar säga:
    ”Den här ser bra ut – men betyder ingenting.”

 

.